物件提案と追客を自動化する不動産集客

プロジェクト概要

問い合わせ履歴には、初動の遅れで失注した案件と、条件に合わない一斉配信で反応が止まった顧客が混在していました。単にツールを導入するのではなく、現場がどこで迷い、どの判断を人に残すかまで含めて業務を組み直す設定です。

導入前の具体的な悩み

物件DB、メール、個人のメモが分断。休日や担当変更で追客が止まる。

その結果、問い合わせ後の物件提案が遅く、追客が担当者任せという問題が表面化。忙しい人ほど個別対応が増え、改善のためのデータも残らない状態を想定しました。

最初のヒアリングでは、担当者の作業だけでなく、受付から完了までの情報の移動、例外処理、確認者、利用中の表計算・メール・既存システムを時系列で確認します。

課題の整理と改善設計

希望エリア、予算、入居時期、必須条件、妥協可能条件を問い合わせ時に整理。

改善案は、物件DBと希望条件を連携し、候補物件と連絡案を自動提示。営業が確認して送付という方針です。AIやシステムに判断を丸投げせず、入力、整理、提案、人の承認、記録の役割を分けました。

業務を一度に置き換えると現場負担が増えるため、対象を1部署・1業務に絞った試作から開始。現行手順と並行運用し、時間、ミス、差し戻し、利用率を比較します。

実装と運用のポイント

物件DBから候補と確認事項を提示し、営業が選んで送信。閲覧・返信に応じて次回連絡を通知。

運用開始前に、誰が確認し、どの状態を完了とするか、例外時にどこへ戻すかを画面と通知に反映します。管理者向けには処理件数だけでなく、修正された理由と未処理案件を確認できる一覧を用意します。

安全面・品質面では、自動送信を避け、募集終了と条件不一致を送信前に確認。過度な追客を防ぐ上限を設定。利用者向けの短い操作説明と、最初の1か月の週次レビューまでを導入範囲に含めます。

改善後の業務と想定効果

早く返すだけでなく、条件を理解した提案へ変えられる状態を想定。

数値面では、初回提案を平均1日から2時間へ短縮、来店率を15％改善ことを目標値として設定します。これは実績値ではなく、現状データを取得したうえで検証する想定効果です。

効果判定は導入前2〜4週間と試行後を比較し、削減時間だけでなく、対応漏れ、差し戻し、現場の継続利用率も確認します。効果が出ない機能は残さず、手順か対象範囲を見直します。

次のフェーズ

内見予約、契約書類案内、入居後フォローへ拡張。

ただし拡張は、最初の対象業務で品質と運用負担を確認してから判断します。システムを増やすことを目的にせず、現場の時間と顧客体験の両方が改善する範囲だけを進めます。

初回相談では、現在の手順、使用中のツール、月間件数、困っている例外を確認し、試作対象と検証指標を1枚に整理します。