営業の次の一手を止めない案件管理

プロジェクト概要

案件が止まる場面を洗い出すと、更新時期や提案の宿題が個人メールに残り、次の一手が担当者の記憶任せになっていました。単にツールを導入するのではなく、現場がどこで迷い、どの判断を人に残すかまで含めて業務を組み直す設定です。

導入前の具体的な悩み

商談メモ、メール、カレンダー、見積が分散。会議前日に各自が報告資料を作る。

その結果、商談メモが散在し、フォロー漏れと会議準備が発生という問題が表面化。忙しい人ほど個別対応が増え、改善のためのデータも残らない状態を想定しました。

最初のヒアリングでは、担当者の作業だけでなく、受付から完了までの情報の移動、例外処理、確認者、利用中の表計算・メール・既存システムを時系列で確認します。

課題の整理と改善設計

案件段階と次アクション、期限、停滞理由を共通化し、更新案件を優先表示。

改善案は、メールと商談メモから案件状況を整理し、次アクションと停滞案件を通知という方針です。AIやシステムに判断を丸投げせず、入力、整理、提案、人の承認、記録の役割を分けました。

業務を一度に置き換えると現場負担が増えるため、対象を1部署・1業務に絞った試作から開始。現行手順と並行運用し、時間、ミス、差し戻し、利用率を比較します。

実装と運用のポイント

メールと商談メモを要約して案件へ紐づけ、次アクション候補と期限超過を通知。

運用開始前に、誰が確認し、どの状態を完了とするか、例外時にどこへ戻すかを画面と通知に反映します。管理者向けには処理件数だけでなく、修正された理由と未処理案件を確認できる一覧を用意します。

安全面・品質面では、顧客への自動送信はせず、営業が確認。評価監視と誤要約の修正履歴を残す。利用者向けの短い操作説明と、最初の1か月の週次レビューまでを導入範囲に含めます。

改善後の業務と想定効果

営業会議を報告ではなく、停滞案件の打ち手検討に使える状態を想定。

数値面では、フォロー漏れを80％削減、営業会議準備を週2時間短縮ことを目標値として設定します。これは実績値ではなく、現状データを取得したうえで検証する想定効果です。

効果判定は導入前2〜4週間と試行後を比較し、削減時間だけでなく、対応漏れ、差し戻し、現場の継続利用率も確認します。効果が出ない機能は残さず、手順か対象範囲を見直します。

次のフェーズ

契約更新予測、保守問い合わせとの連携、提案書作成補助へ拡張。

ただし拡張は、最初の対象業務で品質と運用負担を確認してから判断します。システムを増やすことを目的にせず、現場の時間と顧客体験の両方が改善する範囲だけを進めます。

初回相談では、現在の手順、使用中のツール、月間件数、困っている例外を確認し、試作対象と検証指標を1枚に整理します。