紙・PDFの転記を減らすAI文書処理

プロジェクト概要

事務担当の作業時間を計ると、紙とPDFの転記・照合・ファイル名変更だけで、改善や確認に使う時間が削られていました。単なるツール導入ではなく、現場の判断と情報の流れまで組み直します。

導入前の具体的な悩み

様式が荷主ごとに違い、FAX、メール、スキャンが混在。例外処理が担当者の経験に依存。

担当者への集中、確認漏れ、二重入力が起こる位置を時系列で確認。受付から完了までの例外処理と責任者も棚卸しします。

改善前2〜4週間の処理件数、所要時間、差し戻しを取得し、想定値ではなく比較できる基準を作ります。

課題の整理と改善設計

必須項目、照合ルール、例外理由を荷主別に整理し、読み取れない条件を明確化。

改善案は、OCRで項目を抽出し、受注データと照合。差異がある書類だけを確認キューへ送るという構成です。入力、整理、提案、人の承認、記録を分け、判断をシステムへ丸投げしません。

1部署・1業務の試作から開始し、現行手順と並行して時間、ミス、利用率を比較します。

実装と運用のポイント

OCRで項目を抽出し、受注データと照合。差異がある書類だけを確認キューへ送る。

誰が確認し、どの状態を完了とするか、例外時にどこへ戻すかを画面と通知へ反映。管理者は修正理由と未処理案件も確認できます。

安全面・品質面では、原本を保持し、読取信頼度が低い値は自動登録しない。変更者と承認履歴を保存。操作説明と初月の週次レビューまでを導入範囲に含めます。

改善後の業務と想定効果

全件入力から例外確認へ仕事を変え、締日前の残業を減らす状態を想定します。

数値面では、入力作業を70％削減、処理時間を1件10分から3分へ短縮を目標値とします。これは実績ではなく、現状データ取得後に検証する想定効果です。

時間だけでなく、対応漏れ、差し戻し、継続利用率を比較し、効果が出ない機能は残しません。

次のフェーズ

請求照合、電子帳簿保存、荷主別レポートへ展開。

ただし最初の対象業務で品質と負担を確認後に判断します。初回相談では現行手順、月間件数、例外を確認し、試作範囲と検証指標を1枚に整理します。