「使ってはいけない」ではなく「安心して使える」ルールを

生成AIを業務に取り入れる会社が、ここ数年で一気に増えました。文章のたたき台づくり、メールの下書き、議事録の要約など、日々の作業を軽くしてくれる場面はたくさんあります。一方で「機密情報を入力して大丈夫なのか」「出てきた文章をそのまま使っていいのか」と、不安を感じる経営者の方も多いのではないでしょうか。

こうした不安に対して有効なのが、社内の利用ガイドラインです。ガイドラインというと堅苦しく聞こえますが、目的はシンプルで、「どこまでなら安心して使えるか」を社内で共有しておくことにあります。禁止事項を並べて縛るためのものではなく、社員が迷わず安全に活用できる土台をつくるための取り決めと考えると、ぐっと身近になります。

この記事では、中小企業がすぐに着手できるよう、ガイドラインに盛り込みたい項目と、そのまま下敷きにできる条文サンプルを整理しました。自社の実情に合わせて言葉を入れ替えながら、活用していただければと思います。

まず押さえたい3つのリスク観点

条文を考える前に、生成AIで気をつけたいポイントを3つの観点で整理しておくと、抜け漏れが少なくなります。

1. 機密情報・個人情報の取り扱い

もっとも注意したいのが、入力する情報の中身です。顧客の個人情報、取引先との契約内容、社外秘の数値などを、そのまま入力してしまうと、情報管理の面でリスクが生じます。利用するサービスによっては、入力した内容が学習に使われる場合もあるため、何を入れてよいか・いけないかを線引きしておくことが大切です。

2. 著作権・権利関係

生成された文章や画像が、既存の著作物と似てしまう可能性はゼロではありません。社外に公開する制作物については、そのまま使わずに確認するひと手間を習慣づけたいところです。他社のロゴやキャラクター、特定の作風を狙って生成する行為も避けておくと安心です。

3. ハルシネーション（事実と異なる出力）

生成AIは、もっともらしい文章を作るのが得意な反面、事実とは異なる内容を自信ありげに出力することがあります。これをハルシネーションと呼びます。出てきた内容を鵜呑みにせず、数字や固有名詞、法律に関わる記載は人の目で確認する。この前提を社内で共有しておくだけで、トラブルの多くは防げます。

そのまま下敷きにできる条文サンプル

ここからは、ガイドラインの骨組みになる条文の例を章立てでご紹介します。自社の業務に合わせて、文言を調整してお使いください。

第1章 目的

本ガイドラインは、当社における生成AIの安全かつ効果的な活用を促進し、業務の効率化と品質向上を図るとともに、情報管理上のリスクを低減することを目的とします。

第2章 適用範囲

本ガイドラインは、当社の役員および従業員、ならびに業務に従事する委託先のうち、業務上生成AIを利用するすべての者に適用します。

第3章 入力してよい情報・いけない情報

顧客の個人情報、取引先との非公開情報、未公表の経営数値、社外秘と指定された資料は、原則として生成AIに入力しないものとします。判断に迷う情報については、入力前に上長へ相談するものとします。一般に公開されている情報や、社内で公開可能と判断された情報は、利用してよいものとします。

第4章 出力物の確認

生成AIが出力した内容は、必ず担当者が確認したうえで利用するものとします。とくに数値、固有名詞、法令や規約に関わる記載については、一次情報をもとに事実確認を行います。

第5章 著作権・権利への配慮

社外に公開する制作物については、既存の著作物との類似がないかを確認したうえで使用します。他者の権利を侵害するおそれのある利用は行わないものとします。

第6章 利用するサービスと相談窓口

業務で利用してよい生成AIサービスは、会社が定めた範囲とします。新たなサービスを使いたい場合や、運用で困ったことがあった場合は、担当部署へ相談するものとします。

運用前に確認したいチェックリスト

条文を整えたら、実際の運用イメージで次の点を確認しておくと安心です。

• 入力してよい情報・いけない情報の例が、具体的に示されているか
• 出力物を確認する担当や手順が、業務の流れに無理なく組み込まれているか
• 困ったときの相談先がはっきりしているか
• 利用してよいサービスの範囲が、社員に伝わっているか

業種に合わせて足したい一文

業種によっては、もう一歩踏み込んだ取り決めがあると安心です。たとえば、お客様の相談内容を扱うサービス業であれば「お客様から伺った内容は入力しない」という一文を加えるとよいでしょう。制作や広報に関わる仕事であれば、公開前の確認フローを明文化しておくと、現場が迷いません。自社の業務でとくに守りたい情報は何かを一つ思い浮かべ、その情報を扱う場面のルールを足していくと、実情に合ったガイドラインに育っていきます。

つまずきやすいポイント

ガイドラインづくりでよくあるのが、内容を盛り込みすぎて誰も読まなくなってしまうケースです。最初から完璧を目指すよりも、一枚で見渡せる分量から始めて、運用しながら追記していくほうがうまくいきます。

また、ルールを配って終わりにせず、実際の業務でどう使っているかを定期的に共有する場があると、現場の感覚とのずれが小さくなります。「この使い方は便利だった」「ここは迷った」という声を拾いながら、少しずつ磨いていくのがおすすめです。禁止ばかりが並ぶと使われなくなってしまうので、活用を後押しする姿勢を忘れないようにしたいところです。

小さく始めて、育てていく

生成AIのガイドラインは、一度作って終わりではなく、会社の使い方とともに育てていくものです。まずは入力してよい情報の線引きと、出力物を確認する習慣の二つから始めるだけでも、安心感はずいぶん変わります。国の動きや各種ガイドラインも更新されていくため、年に一度は見直す機会を設けておくとよいでしょう。

自社に合った形で整えたいけれど、どこから手をつければよいか迷う、という場合は、現状の使い方を一緒に整理するところからお手伝いできます。30分の相談で、社内ルールの第一歩を具体的にしていきましょう。お気軽にご相談ください（30分相談はこちら）。