普段の業務のなかで、「この作業、もっと簡単にならないかな」と感じる場面は少なくないと思います。メールの下書き、議事録の整理、表計算の集計など、ひとつひとつは小さくても、積み重なると意外な時間になっています。
Google Workspaceをお使いであれば、そこに組み込まれているGeminiという生成AIを使うことで、こうした細かな仕事を少しずつ手放せます。この記事では、専門知識がなくても試しやすいものを中心に、まず減らしておきたい仕事を10個に絞ってご紹介します。難しい設定の話ではなく、明日から実務で使える範囲に絞ってまとめました。
目次
そもそもGoogle WorkspaceのGeminiとは
Geminiは、GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートといった見慣れたツールのなかから直接呼び出せる生成AIです。別のアプリを開いたり、文章をコピーして貼り付けたりする手間が少なく、いつもの画面の延長で使えるのが特徴です。
「AIを使う」と身構える必要はありません。文章を書くのが得意なアシスタントが、いつもの作業画面の隣にいてくれる、というくらいの感覚で十分です。ここからは、そのアシスタントに任せやすい仕事を順番に見ていきます。
まず減らしたい仕事10選
1. メールの下書き
Gmailでは、伝えたい要点を短く指示するだけで、丁寧な文面のたたき台を作れます。「見積もりのお礼と、次回打ち合わせ日程の候補を3つ提案する内容」といった具合に用件を書けば、ある程度整った文章が出てきます。あとは自分の言葉に直すだけなので、一から書くよりずいぶん早く仕上がります。
2. 長いメールの要約
やり取りが続いて長くなったメールも、要点だけを短くまとめてもらえます。「結局、相手は何を求めているのか」を把握したいときに便利で、返信の抜け漏れを防ぐのにも役立ちます。
3. 文章のトーン調整
書いた文章を「もう少し柔らかく」「もう少し簡潔に」と指示するだけで、印象を変えてくれます。お客様向けと社内向けで言い回しを変えたいときなど、微妙なニュアンスの調整を任せられます。
4. 議事録・メモの整理
打ち合わせのメモは、走り書きのままだと後から読み返しにくいものです。箇条書きの断片を渡して「議事録の形に整理して」とお願いすれば、決定事項と宿題事項に分けて読みやすくまとめてくれます。
5. 資料のたたき台づくり
Googleドキュメントで、「新サービスの案内文を作りたい」といったテーマを伝えると、構成の下書きを提案してくれます。真っ白な画面から書き始めるのが一番つらい作業ですから、たたき台があるだけで手が動きやすくなります。
6. 表計算の関数を尋ねる
スプレッドシートで「この列の合計を条件付きで出したい」と言葉で伝えると、使うべき関数の候補を教えてくれます。関数名を思い出せずに検索し続ける時間が減るのは、地味ながら助かる場面です。
7. データの分類・仕分け
問い合わせ内容やアンケートの自由記述など、まとまりのないテキストを「内容ごとに分類して」と頼むと、傾向を整理してくれます。ざっと全体像をつかみたいときの下ごしらえに向いています。
8. 文章の翻訳とチェック
海外の取引先とのやり取りで、簡単な翻訳や、書いた英文の言い回しの確認に使えます。専門的な契約文書などは最終確認が必要ですが、日常的な連絡であれば十分に助けになります。
9. アイデア出しのきっかけづくり
「地域向けのキャンペーン案を5つ挙げて」といった形で、発想の起点をもらう使い方もできます。そのまま採用するというより、自分では思いつかなかった切り口に気づくための壁打ち相手として役立ちます。
10. 定型文のバリエーション作成
よく使う案内文やお礼状を、少しずつ言い回しを変えて複数用意しておきたいときにも便利です。毎回同じ文面になるのを避けたい場面で、下書きの幅を広げてくれます。
使い始めるときの心構え
便利に使うためのコツは、いきなり完璧を求めないことだと思います。生成された文章や提案は、あくまで「たたき台」です。そのまま送るのではなく、自分の目で確認し、自社の言葉に直す一手間を残しておくと、失敗が少なくなります。
特に、社外へ出す文章や数字を扱う場面では、内容の確認を省かないほうが安心です。AIは下ごしらえが得意な一方で、事実の正確さを保証してくれるわけではありません。判断は人が行う、という前提を持っておけば、安心して活用できます。
小さく始めて、自分の型を見つける
最初から10個すべてを取り入れる必要はありません。まずは「メールの下書き」など、日々くり返している作業をひとつ選んで試してみるのがおすすめです。うまくいく指示の出し方が少しずつ分かってきて、自分なりの使い方の型ができてきます。
一度リズムをつかめば、これまで手間だと感じていた作業が驚くほど軽くなります。空いた時間を、お客様と向き合う時間や、じっくり考えたい仕事に振り向けられるのが、いちばんの効果だと感じています。
「自社の場合、どの作業から始めるのがよいか」を一緒に整理したい、という方もいらっしゃると思います。もしお困りの点があれば、30分の相談で気軽にお話しできればと思います。
